Ustawa o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym została podpisana przez Prezydenta 19 listopada 2018 r., co oznacza, że już od 18 kwietnia 2019 r. zamawiający będą zobowiązani do odbioru elektronicznej faktury ustrukturyzowanej, jeśli wykonawca zamówień publicznych zechce taką e-fakturę wystawić i wysłać do zamawiającego.
Nowe przepisy dostosowują polskie prawo do unijnej dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/55/UE z 16 kwietnia 2014 r. o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych.
Zgodnie z tą dyrektywą przez fakturę elektroniczną rozumiemy fakturę, która została wystawiona, przesłana i odebrana w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym, umożliwiającym jej automatyczne i elektroniczne przetwarzanie.
Elektroniczne faktury ustrukturyzowane to nie PDF. Powszechnie rozumiane e-faktury jako pliki w formatach: pdf, jpg, png, gif, tif, to jedynie „obraz” faktury, który wymaga przepisania zawartych w nich danych do systemów finansowo-księgowych, natomiast ustrukturyzowana faktura elektroniczna zapewnia możliwość automatycznego wprowadzania danych, eliminując konieczność przepisywania informacji oraz ryzyko pojawiania się błędów.
Faktura ustrukturyzowana musi być zgodna z normą europejską fakturowania elektronicznego ogłoszoną Decyzją Wykonawczą Komisji (UE) 2017/1870. Obowiązują dwa standardy, zgodnie z którymi należy przesyłać e-faktury do zamawiających w zamówieniach publicznych: UN/CEFACT i UBL 2.1.
W Ustawie określono zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, jak również innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego, takich jak: zlecenie dostawy/zamówienie, awizo dostawy, potwierdzenie odbioru, faktura, faktura korygująca, nota księgowa.
Narzędziem, które umożliwi przesyłanie ustrukturyzowanych faktur i innych dokumentów będzie Platforma Elektronicznego Fakturowania, w skrócie PEF, która obecnie jest tworzona przez Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii we współpracy z Instytutem Logistyki i Magazynowania.
Zgodnie z Ustawą każdy zamawiający jest obowiązany do posiadania konta na platformie, aby móc odebrać fakturę ustrukturyzowaną. Wykonawca zamówień publicznych, który zechce wystawić i przesłać e-fakturę ustrukturyzowaną, także będzie musiał posiadać własne konto na platformie. Korzystanie z PEF będzie bezpłatne.
E-faktura ustrukturyzowana według Ustawy to uprawnienie wykonawcy do jej wystawienia i wysłania, zaś obowiązek zamawiającego jej odebrania, ponieważ jednak to zamawiający w SIWZ, we wzorze umowy określa swoje wymagania, w tym, m.in. te dotyczące sposobu wystawiana i przesyłania faktur, można przyjąć, że powyższe uprawnienie szybko stanie się obowiązkiem każdego z wykonawców, dlatego zalecamy śledzenie informacji odnośnie postępów prac związanych z tworzeniem Platformy Elektronicznego Fakturowania.
Informacje o PEF są dostępne na stronie https://efaktura.gov.pl/o-projekcie
