Dokładnie od dnia 18 kwietnia 2017 r. wszystkich zamawiających centralnych (np. Kancelarię Prezesa Rady Ministrów) obowiązuje elektroniczna forma komunikacji z wykonawcami. Po wielu miesiącach przygotowań, przynajmniej częściowo, nadeszła długo wyczekiwana era elektronicznych ofert, oświadczeń i formularzy.
Założeniem było ułatwienie i przyspieszenie procedury. Jak to rozwiązanie sprawdzi się w praktyce, będziemy mogli już niedługo sprawdzić, ponieważ we wszystkich postępowaniach wszczętych 18 kwietnia i później, zamawiający centralni będą zobowiązani do pełnego stosowania przepisów ustawy PZP wymuszających komunikację za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Pisemność nie będzie już zasadą prowadzenia postępowań zamówieniowych.
W toku nowych postępowań, zamawiający centralni będą się kontaktowali z wykonawcami przede wszystkim za pomocą rozwiązań technicznych, w tym urządzeń teleinformatycznych i współpracujących z nimi narzędzi programowych, umożliwiających indywidualne porozumiewanie się na odległość przy wykorzystaniu transmisji danych między systemami teleinformatycznymi. W szczególności pocztą elektroniczną oraz faksem. Nie oznacza to jednak, że wykonawcy uzyskali możliwość przefaksowania do zamawiającego ofert.
Oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz oświadczenia (w tym Jednolity Europejski Dokument Zamówienia – tzw. JEDZ) pod rygorem nieważności sporządza się w postaci elektronicznej i podpisuje bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu lub równoważnego środka, spełniającego wymagania dla tego rodzaju podpisu. W drodze wyjątku, zamawiający mogą również ustalić sposób przedstawiania informacji zawartych w ofercie w postaci katalogu elektronicznego albo dołączenia takiego katalogu do oferty. Obok obowiązku komunikacji elektronicznej, przepisy ustawy PZP zawierają też szereg okoliczności, które pozwolą zamawiającym na rezygnację z e-komunikacji, jak chociażby ryzyko naruszenia bezpieczeństwa środków komunikacji elektronicznej, ochronę informacji szczególnie wrażliwych, konieczność wykorzystania narzędzi, urządzeń lub formatów, które nie są ogólnie dostępne, konieczność dostarczenia próbki itp.
W niedługiej przyszłości okaże się jak faktycznie działa elektronizacja i czy, pod pretekstem na przykład konieczności zwiększenia dostępu do zamówienia, zamawiający nie będą rezygnować ze środków komunikacji elektronicznej na rzecz starych i sprawdzonych metod komunikowania się z wykonawcami.
