18 października 2018 r. weszła w życie elektronizacja zamówień publicznych. Do 1 stycznia 2020 dotyczy tylko postępowań, których wartość jest równa lub przekracza kwoty progów unijnych oraz zamówień prowadzonych przez centralnych zamawiających.
Istotną rolę w całym postępowaniu elektronicznym będzie miał wymóg stosowania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W związku, z którym pojawia się kilka poważnych wątpliwości, które jeszcze nie zostało wyjaśnionych.
Urząd Zamówień Publicznych w dniu 17 października 2018 r. wydał opinię m.in. na temat zasad wnoszenia wadium w postaci gwarancji bankowych i ubezpieczeniowych. UZP stwierdził, że wadium w postępowaniu prowadzonym przy użyciu środków komunikacji elektronicznej wnoszone w formie gwarancji bankowej, gwarancji ubezpieczeniowej, czy w formie poręczenia musi być wniesione w oryginale w formie elektronicznej. Oznacza to, że dokumenty te muszą zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez podmiot wystawiający dokument i w takiej formie za pomocą miniPortalu przesłane zamawiającemu.
Do tej pory Urząd nie wydał jednak opinii na temat formy wnoszenia pełnomocnictwa do złożenia oferty w postępowaniu czy wniosku o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Co bez wątpienia jest niezwykle ważne dla wszystkich wykonawców gdyż pojawiają się poglądy, że ciąg pełnomocnictw musi być wyłącznie elektroniczny, np. prezes zarządu, który zgodnie z wpisem do KRS może samodzielnie reprezentować spółkę, udzielając pełnomocnictwa np. pracownikowi działu zamówień publicznych, musi tego dokonać w formie elektronicznej i opatrzyć go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Co oznacza, że członkowie zarządu czy prokurenci muszą posiadać taki podpis.
Prawdopodobnie dopóki nie zapadną pierwsze wyroki KIO, czy sądów okręgowych kwestia tego czy pełnomocnictwo powinno zostać przesłane w oryginale, czyli w postaci elektronicznej i zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym pozostanie sporna. Pamiętajmy jednak, że UZP w opinii stwierdził:
„…iż intencją ustawodawcy było objęcie rygorem elektronicznej komunikacji wszelkiej dokumentacji związanej ze składaniem ofert lub wniosków.”
Znana na dzień dzisiejszy opinia dotyczy wyłącznie niepieniężnych form wadium, ale można zakładać, że takie samo stanowisko Urząd zajmie w sprawie formy pełnomocnictwa.
Wobec powyższego zalecamy, aby przesyłać pełnomocnictwa lub ciąg pełnomocnictw w oryginale w formie elektronicznej, opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym, który powinien zostać złożony na pełnomocnictwie przed dniem złożenia ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
Sporną kwestią jest również możliwość skutecznego uzupełnienia pełnomocnictwa w formie elektronicznej, na wezwanie zamawiającego wystosowane po dacie złożenia ofert czy wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu. Kwalifikowany podpis elektroniczny wyposażony jest w tzw. znacznik czasu, który wskazuje na termin opatrzenia dokumentu podpisem. Zatem pełnomocnictwa będą wymagać szczególnej uwagi. W praktyce mocno ograniczona może zostać możliwość uzupełnienia dokumentów i oświadczeń na podstawie art. 26 ust. 3 ustawy Prawo zamówień publicznych.
W tej sytuacji należy pamiętać o możliwości zadawania tzw. pytań zamawiającemu w postępowaniu. To narzędzie prawne pozwoli każdorazowo uzyskać stanowisko zamawiającego dot. np. wymagań zamawiającego co do formy w jakiej powinna zostać wniesiona gwarancja wadialna, czy pełnomocnictwo, to z pewnością pozwoli uniknąć późniejszych problemów.
Dodatkowo należy zaznaczyć, że niektórych z dokumentów lub oświadczeń w postepowaniu nie ma możliwości przedłożyć w oryginale w formie elektronicznej. W takiej sytuacji zgodnie z postanowieniami rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego mogą zostać one przekazane Zamawiającemu w postaci kopii elektronicznej opatrzonej kwalifikowanym podpisem elektronicznym, co jest równoznaczne za potwierdzenie elektronicznej kopii dokumentu lub oświadczenia za zgodność z oryginałem. Czy to oznacza, że wszystkie dotychczasowe referencje będziemy musieli „przerobić” na nowe elektroniczne oryginały?
Z uwagi na złożoność sytuacji, warto rozważyć, aby w ofertach i we wnioskach zamieszczać oświadczenia na temat oryginalnej formy składanych dokumentów, wskazując te które uzyskujemy w oryginale, i te, które zamieszczamy w postaci elektronicznej kopii.
