Monitoring działalności pracownika przy użyciu środków elektronicznych nie został kompleksowo uregulowany w polskim prawie i co do zasady nie jest zabroniony. Należy pamiętać, iż prywatność pracowników w miejscu pracy jest z zasady ograniczona, co wynika z istoty samego stosunku pracy, tj. podporządkowania pracownika oraz uprawnień kontrolno-nadzorczych pracodawcy wobec pracowników. Co więcej, zgodnie z art. 94 pkt 2 k.p., pracodawca ma obowiązek organizować pracę w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy, jak również osiąganie przez pracowników wysokiej wydajności i należytej jakości pracy poprzez właściwe wykorzystanie ich uzdolnień i kwalifikacji. Tym samym, dbałość o organizację pracy uprawnia i wręcz zobowiązuje pracodawcę do podejmowania działań kontrolnych wobec pracowników i eliminowania ze środowiska pracy czynników, które negatywnie wpływają na efektywność. Nie oznacza to jednak, że pracodawcy mają pełną swobodę przy wdrażaniu rozwiązań mających na celu kontrolę korzystania przez pracowników ze służbowego konta do celów prywatnych. Działania kontrolne podejmowane wobec pracowników nie mogą bowiem naruszać ich uprawnień zagwarantowanych przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa.
Zgodnie z art. 11(1) k.p., pracodawca jest obowiązany szanować godność i inne dobra osobiste pracownika, do których na gruncie art. 23 k.c. zalicza się m.in. tajemnicę korespondencji. Należy podkreślić, że wskazana tajemnica chroniona jest również na mocy Konstytucji RP (por. art. 47, 49, 51) czy przez normy prawa międzynarodowego, w tym w szczególności postanowienia wskazanej w ww. wyroku Konwencji, której Polska jest stroną, tj. art. 8 ust. 1 „(…) Każdy ma prawo do poszanowania życia prywatnego i rodzinnego, swojego mieszkania i swojej korespondencji”.
Pracodawcom, którzy zamierzają monitorować pocztę służbową pracowników, a także kontrolować bądź ograniczać ich aktywność w Internecie, rekomenduje się wdrożenie w zakładzie pracy zasad dotyczących tego typu kontroli lub ograniczeń, np. w umowie o pracę, regulaminie pracy lub w innych przepisach wewnątrzzakładowych. Dodatkowo można poprosić pracownika o podpisanie oświadczenia, iż zapoznał się on z zasadami dotyczącymi monitoringu i ograniczeń korzystania, np. ze służbowej skrzynki pocztowej. Powyższe działania powinny pozostawać zgodne z pewnymi wypracowanymi w praktyce regułami postępowania, do których zalicza się m.in. zgodność z prawem działań pracodawcy, usprawiedliwiony cel i proporcjonalność środków podejmowanych wobec pracownika.
Na marginesie należy zauważyć, że pracodawca, który monitoruje pocztę służbową pracownika w przypadku powzięcia jakichkolwiek wątpliwości co do charakteru danej wiadomości (prywatna/służbowa), nie jest uprawniony do zapoznania się z jej treścią bez zgody pracownika – w przeciwnym wypadku bowiem naraża się na odpowiedzialność cywilnoprawną w związku z naruszeniem dóbr osobistych pracownika.
Europejski Trybunał Praw Człowieka w wyroku z dnia 12 stycznia 2016 r. w sprawie Barbulescu przeciwko Rumuni wskazał, że monitorowanie czasu pracy pracownika, w tym uzyskanie dostępu oraz weryfikacja treści wiadomości zamieszczonych w jego poczcie służbowej, nie narusza prawa pracownika do ochrony prywatności. Wyrok ETPC stanowi uzupełnienie dotychczasowej linii orzeczniczej tego organu. Pomimo stwierdzenia w przedmiotowej sprawie, że prawo pracodawcy do kontroli pracownika nie narusza art. 8 Konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności, z treści wyroku ETPC wynika, że uprawnienie pracodawcy nie jest bezwzględne i zależy od okoliczności konkretnej sprawy oraz poinformowania pracownika o możliwości kontroli jego poczty przez pracodawcę. Prawo do uzyskania dostępu i kontroli poczty służbowej pracownika uzasadnione jest bowiem tak długo, jak długo zachowana jest równowaga pomiędzy celem pracodawcy, tj. weryfikacją jakości oraz czasu pracy pracownika a ochroną tajemnicy jego korespondencji.
Stanowisko ETPC z pewnością nie wpłynie na automatyzm przyznawania pracodawcom nieograniczonego prawa do kontroli pracowników. Zdaje się potwierdzać dotychczasowe, przyjęte reguły, że monitoring poczty służbowej pracownika jest dopuszczalny, o ile nie narusza dóbr osobistych pracownika, w tym jego prawa do prywatności. Działania pracodawcy w tym zakresie muszą być proporcjonalne i uzasadnione.
