Nie tylko pracownicy HR, ale każdy menedżer, który ma pod sobą choćby jednego pracownika, powinien posiadać wiedzę o zarządzaniu i motywowaniu. Praktyka zwykle jednak bywa inna. Menedżerowie niższego i średniego szczebla zarówno w małych firmach, jak i w korporacjach często uczą się sami na własnych błędach jak postępować z najważniejszymi czynnikami wytwórczymi, jakimi dysponują, tj. z ludźmi. W skrajnych przypadkach rezultaty tych działań kończą się nie tylko zwolnieniem ale i długą pracą nad odbudową motywacji w zespole. Nieumiejętne postępowanie z pracownikami wpływa nie tylko na obniżenie efektywności pracy ale też przyczynia się do powstania negatywnych opinii o pracodawcy.
Aby motywowanie było skuteczne, po pierwsze należy zdiagnozować czynniki, jakie motywują i demotywują pracowników. Najważniejsze w tym etapie to słuchanie pracowników, częste rozmowy z nimi, prowadzenie obserwacji ich pracy, zaangażowania w poszczególne zadania, dostrzeżenie ich talentów, zdolności, umiejętności – atutów, którymi wyróżniają się w zespole. Bardzo przydatna jest tutaj rozmowa z podwładnym jako próba otrzymania opinii o organizacji pracy, biura, zleconych zadaniach. W ten sposób najlepiej pozna się potrzeby pracownika, jego obłożenie zadaniami, czy przygotuje się go do zwiększenia zakresu odpowiedzialności. Obecnie, niestety w wielu firmach zapanowały odwrotne trendy. Świeżo zatrudnieni pracownicy są od razu wtłaczani w prace zespołu, czas na wzajemne poznanie się radykalnie ulega skróceniu. A potem też nie jest znajdywany czas na rozmowy podsumowujące. Wielu menedżerów skupia się na natychmiastowych sukcesach zespołu, a nie na efektywnym długookresowym zarządzaniu, stałym wzroście wartości pracy, czego nie osiągnie się bez zmotywowanego, silnego i zaangażowanego zespołu. Rozmowa z pracownikami podnosi także lojalność wobec pracodawcy, zwiększa zaufanie, zachęca do aktywności i własnych inicjatyw. Dzięki rozmowom, osoby zaczynają czuć się częścią firmy, zależy im na rozwoju organizacji, realizacji celi strategicznych, co w konsekwencji również wpływa na obniżenie rotacji w zespole. Należy pamiętać, że osiągnięcie tego celu będzie wymagało dużych nakładów czasu, a na ich efekty często trzeba będzie czekać latami.
Drugie zadanie to dopasowanie stylu zarządzania do całego zespołu i aktualnych potrzeb jego członków. Gdy potrzeby pracowników zostaną już rozpoznane należy podjąć kroki zmierzające do dopasowania kultury organizacji, jej zasad, sposobu zarządzania do oczekiwań pracowników. Specjaliści HR podnoszą, że zupełnie inne oczekiwania wobec pracy mają osoby młode, a inne osoby z dużym stażem pracy. Oznacza to dla wielu menedżerów konieczność dostosowania się do nowej generacji osób na rynku pracy, jeśli firma ma zapotrzebowanie na takich pracowników. Przykładowo, młodzi nie chcą już pracować w ściśle określonych godzinach, są potrzebują elastyczności. Bardziej niż na zarobkach zależy im na harmonii życia prywatnego i zawodowego. Nie chcieliby rezygnować ze swoich pasji na rzecz obowiązków zawodowych. Dlatego chętniej podejmują się pracy zdalnej, w wybranych przez siebie godzinach, o charakterze projektowym.
Trzecim zadaniem menedżerów to traktowanie motywowania jako stałego procesu. Nie można używać instrumentów motywowania tylko w sytuacjach kryzysowych. Każdy menedżer powinien stale dbać o powierzony mu zespół. Tak jak zmieniają się potrzeby pracowników w zależności od ich sytuacji prywatnej, zawodowej, tak też wraz ze zmianami potrzeb powinna podążać zmiana stylów zarządzania i wykorzystywanych instrumentów motywowania. Dobry i świadomy menedżer powinien posiadać aktualne informacje o tym, co w danym momencie ma największy wpływ na pracownika oraz jakie czynniki i działania będą wspierały jego rozwój.
I na koniec rada: najlepsza rzecz, która może spotkać menedżera, to zatrudnienie lub wyszukanie pracownika lepszego od siebie Jeżeli rzeczywiście organizacja chce mieć efektywne zespoły pracowników, to musi pozwolić awansować tym, którzy posiadają do tego predyspozycje. Nie można zaniedbywać edukacji nowych menedżerów, aby do nowej roli podchodzili profesjonalnie. Należy ich wspomagać w zarządzaniu personelem, szkolić, jak umiejętnie motywować pracowników do pracy i jak w pełni wykorzystać posiadane zasoby.
