Projekt dotyczący wprowadzenia pracy zdalnej na stałe do Kodeksu pracy jest obarczony wieloma wątpliwościami zwłaszcza w zakresie zawierania umowy o pracę oraz rozwiązania stosunku pracy. W zakresie rozwiązania stosunku pracy odsyłamy do naszego oddzielnego LEGAL FLASH’A, w którym opisaliśmy, jak zgodnie z prawem wypowiedzieć umowę o pracę w przypadku pracownika, który wykonuje pracę zdalną. W dzisiejszym artykule skupimy się na zawarciu umowy o pracę z pracownikiem, który pracuje z innego miejsca niż biuro pracodawcy.
Zgodnie z art. 29 § 2 Kodeksu pracy, „umowę o pracę zawiera się na piśmie. Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy potwierdza pracownikowi na piśmie ustalenia co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków”. Umowa o pracę powinna być zawarta w formie pisemnej, zwłaszcza dla celów dowodowych, jednak niezachowanie tej formy nie oznacza, że umowa nie wiąże stron, czyli jest nieważna. Zawarcie umowy o pracę w sposób ustny, poprzez wymianę e-maili czy nawet w sposób dorozumiany, czyli w sytuacji, w której pracodawca dopuści pracownika do świadczenia pracy, będzie oznaczało, że pomiędzy stronami zaistniał stosunek pracy.
Jeżeli umowa o pracę nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, pracodawca powinien, najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy przez pracownika, potwierdzić mu na piśmie ustalenia co do rodzaju umowy oraz jej warunków. Niepotwierdzenie na piśmie tych informacji jest już obarczone karą grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł, którą może ponieść pracodawca.
Zgodnie z Kodeksem cywilnym, aby uznać dokument za zawarty w formie pisemnej, musi zostać opatrzony własnoręcznym podpisem każdej ze stron. Skan dokumentu z podpisem strony nie jest uznawany za złożenie własnoręcznego podpisu, wobec tego w takiej sytuacji nie zostaje zachowana forma pisemna. Forma jest zachowana, gdy sporządzone są dwie jednakowe kopie dokumentów na papierze i złożenie na każdej kopii własnoręcznego podpisu.
Ustawodawca przewidział jeszcze inną formę, formę elektroniczną, która została zrównana z formą pisemną. Sporządzenie dokumentu w formie elektronicznej jest równoznaczne ze sporządzeniem dokumentu w formie pisemnej. Jest to możliwość zachowania formy pisemnej na odległość.
Do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jednak ta forma jest mało praktyczna, gdyż rzadkością jest, aby pracownik posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny. Jednakże co do wypełnienia obowiązku pracodawcy do potwierdzenia pracownikowi ustaleń co do rodzaju umowy i jej warunków taka postać dokumentu się sprawdzi, gdyż tylko pracodawca musi podpisać ten dokument.
Biorąc pod uwagę powyższe, w przypadku gdy pracownik będzie pracował zdalnie mamy różne sposoby zawarcia umowy o pracę.
Po pierwsze, klasyczne spotkanie się z pracownikiem i złożenie własnoręcznych podpisów na umowie. Ten sposób jest z prawnego punktu widzenia jak najbardziej legalny, zalecany i najbezpieczniejszy. Jednak w przypadku gdy kandydat mieszka daleko od zakładu pracy lub nawet za granicą, nieekonomiczne wydaje się wzywanie go do zakładu pracy, jedynie aby podpisał umowę o pracę, zwłaszcza gdy pracę będzie świadczył zdalnie.
Drugą opcją jest przesłanie pracownikowi oryginału umowy o pracę w dwóch egzemplarzach, podpisanych własnoręcznie przez pracodawcę przez pocztę lub za pośrednictwem innej firmy kurierskiej. Po otrzymaniu dokumentów pracownik podpisuje się na obu egzemplarzach, następnie jeden egzemplarz odsyła do pracodawcy. Umowa o pracę w ten sposób zostanie zawarta prawidłowo, z zachowaniem formy pisemnej. W przypadku jednak pracownika mieszkającego za granicą, który ma wykonywać stamtąd pracę, np. w Stanach Zjednoczonych, takie rozwiązanie jest obarczone niedogodnościami, ponieważ zanim pracownik otrzyma przesyłkę może minąć dużo czasu, nie mówiąc, że taka przesyłka w ogóle może do niego nie dotrzeć.
Ostatnią i najszybszą opcją zawarcia umowy o pracę, zwłaszcza z pracownikiem, który pracuje za granicą, jest wysłanie elektronicznej wersji umowy o pracy podpisanej kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Oczywiście, pracownik jednak musi posiadać również taki podpis, co może okazać się dużym problemem.
Trzeba dodatkowo podkreślić, że przepisy Kodeksu pracy przewidują odpowiedzialność pracodawcy tylko w przypadku niezłożenia w formie pisemnej szczegółowych warunków podjęcia pracy przed dopuszczeniem pracownika do pracy. Jeżeli umowa o pracę zostanie zawarta bez zachowania formy pisemnej, a pracodawca nie wyśle potwierdzenia na piśmie, to wtedy może zostać nałożona na niego kara grzywny. Dlatego istotne jest, aby pracodawca, nie zachowując formy pisemnej umowy o pracę, dochował tę formę przy zawiadomieniu pracownika o najważniejszych warunkach pracy. Zachowanie formy w tym przypadku jest prostsze, ponieważ na dokumencie musi podpisać się tylko pracodawca. Wobec tego może podpisać się własnoręcznie i wysłać takie pismo do pracownika pocztą lub inną firmą kurierską albo podpisać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym i wysłać dokument e-mailem. Taki dokument nie będzie wadliwy, a pracodawca nie poniesie w związku z tym żadnych konsekwencji, gdyż dochowa wszystkich wymogów. Dodatkowo należy poprosić pracownika, aby wysłał e-maila zwrotnego, że otrzymał taki dokument i się z nim zgadza.
Podsumowując, zaznaczyć jeszcze raz należy, że niezachowanie formy pisemnej nie powoduje nieważności umowy o pracę, tylko jej wadliwość. Negatywne konsekwencje braku pisemnej umowy sprowadzają się przede wszystkim do potencjalnych utrudnień dowodowych w postępowaniu sądowym – przy czym wyłącznie w konfiguracji, gdy to pracodawca występuje z powództwem przeciwko pracownikowi. Wobec powyższego, wysłanie skanów umowy, potwierdzenie umowy o pracę emailem czy zawarcie umowy ustnie będzie ważne jednak wadliwe i w każdym z tych przypadków pracodawca obowiązany jest do wysłania potwierdzenia warunków pracy w formie pisemnej.
Na marginesie trzeba dodać, że istotne są powyższe wymogi zachowania formy zwłaszcza, gdy przepisy prawa pracy zastrzegają formę pisemną pod rygorem nieważności (np. umowa o zakazie konkurencji) lub gdy strony w umowie postanowią, że jakiekolwiek zmiany mogą być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. W przypadku niezachowania formy pisemnej umowa o zakazie konkurencji, która często stanowi integralną część umowy o pracę lub aneks do umowy, nie będzie ważna, tzn. nie będzie obowiązywać stron stosunku pracy. Dlatego w przypadku zawierania umowy o pracę, w której znajdują się postanowienia dotyczące zakazu konkurencji, ważne jest, aby zachowana została forma pisemna lub analogicznie forma elektroniczna.
Obecnie projekt, który zawiera przepisy dotyczące pracy zdalnej, nie przewiduje żadnych odstępstw od zachowania formy pisemnej przy zawieraniu umowy o pracę, dlatego dobrze zapoznać się już teraz z obowiązującymi przepisami i być przygotowanym na różne scenariusze. Szczególnie rekomendujemy posiadanie przez pracodawców kwalifikowanego podpisu elektronicznego, który przyda się również w przypadku wypowiadania umowy o pracę.
Zachęcamy do bieżącego śledzenia projektu #zdalnielegalnie, gdzie cyklicznie pojawiają się nasze komentarze oraz informacje odnośnie działań ustawodawcy w zakresie zmiany Kodeksu pracy polegającej na wprowadzeniu pracy zdalnej.
