Nie ulega wątpliwości, że pracodawca ma prawo kontrolować pracownika w związku z wykonywaną przez niego pracą. Podstawowym obowiązkiem pracowniczym jest wykonywanie pracy przez pracownika w sposób sumienny i staranny oraz stosowanie się do poleceń pracodawcy. Z powodu pandemii wielu pracodawców ma jednak obawy, w jaki sposób kontrolować pracownika, który pracuje na homeoffice. Przecież pracownik w domu nie będzie tak samo wydajny jak pracownik w biurze, skoro pracodawca nie ma bezpośredniej kontroli nad takim pracownikiem. Skąd pracodawca ma wiedzieć, że w trakcie czasu pracy, który obowiązuje danego pracownika, pracownik ten nie pójdzie do sąsiadki na kawę lub nie zacznie załatwiać swoich prywatnych spraw? Praca w biurze ma tę zaletę, że w każdym momencie przełożony pracownika może przyjść i zweryfikować jego pracę. W takim razie, w jaki sposób kontrolować pracownika pracującego poza biurem?
Przejście na pracę zdalną z dnia na dzień stworzyło dużo problemów, zwłaszcza w kwestii kontroli takiego pracownika. Jednak w związku z powstałą sytuacją spowodowaną przez pandemię, na rynku powstało wiele różnych aplikacji czy programów, które pozwalają nadzorować pracę takiego pracownika. Niektórzy pracodawcy już nawet przed pandemią stosowali takie programy. Płatne aplikacje lub systemy monitorują pracę pracowników poprzez np. mierzenie czasu pracy lub zapisywanie efektów pracy. Powszechnie wykorzystaną przez pracodawców formą był i jest tzw. miękki monitoring, który polega na codziennych telekonferencjach i odprawach za pośrednictwem różnych, najczęściej bezpłatnych komunikatorów. W niektórych zakładach pracy, nie potrzebna jest ścisła kontrola, wobec tego pracodawca taki może ograniczyć się tylko do dziennego raportowania wykonanej pracy i pozostawania w kontakcie online/telefonicznym w wyznaczonych godzinach.
Są też takie zakłady pracy, w których ze względu na rodzaj wykonywanej pracy, zwłaszcza obowiązków nałożonych na pracownika, potrzebna jest dokładna kontrola pracy pracownika. Taka ścisła kontrola może polegać na monitorowaniu każdego „ruchu” pracownika. Należy pamiętać, że sprawowanie kontroli nad pracownikiem, także pracownikiem zdalnym, nie może naruszać zasad dotyczących monitoringu poczty elektronicznej oraz innych form monitoringu zgodnie z art. 223 Kodeksu pracy. Monitoring może być wprowadzony, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Pracodawca jest obowiązany poinformować takiego pracownika przed przystąpieniem do pracy o formach monitoringu, które będą w stosunku do niego stosowane. Pracodawca musi także przestrzegać wszystkich wymogów formalnych warunkujących stosowanie tego typu rozwiązania, zwłaszcza uregulowanych w art. 222 i art. 223 Kodeksu pracy.
Kluczowe znaczenie ma jednak komunikacja pomiędzy pracodawcą a pracownikiem oraz zaufanie stron. Trzeba zauważyć, że ścisłe monitorowanie pracownika poprzez śledzenie każdego jego ruchu (np. są programy, które śledzą ruch myszki) może się okazać niekorzystne i przynieść niepożądane efekty. Ważne jest dbanie o zaangażowanie pracownika, a nie jego pełną inwigilację, która może u pracownika skutkować chęcią zmiany miejsca pracy.
Pracodawca powinien dokładnie określać zadania i wskazać precyzyjne zasady postępowania, w tym sposób raportowania wykonanej pracy. W takiej sytuacji, pracodawca nie będzie miał problemu z pociągnięciem pracownika do odpowiedzialności dyscyplinarnej w przypadku niewykonania polecenia w określonym terminie. Zminimalizowane zostanie ryzyko, że wydajność pracowników będzie mniejsza. Wszystko zależy od właściwego zarządzania zespołem.
Pracodawcy jednak oczekują, że nowe przepisy prawa pracy, dotyczące pracy zdalnej, będą regulowały kwestię, w jaki sposób przeprowadzać kontrolę u pracownika, który pracuje zdalnie, zwłaszcza w jaki sposób przeprowadzać kontrolę z powierzonego mu sprzętu czy zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 18 maja 2021 r. złożony przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii przewiduje, że pracodawca będzie miał prawo, w miejscu wykonywania pracy zdalnej i w godzinach pracy pracownika, przeprowadzać kontrolę wykonywania tej pracy przez pracownika na zasadach określonych w porozumieniu, zawartym ze związkiem zawodowym, regulaminie, poleceniu lub w porozumieniu zawartym z pracownikiem.
Ustawodawca nie określił, w jakim dokładnie zakresie kontrola może być przeprowadzona. W przepisie jedynie mowa o kontroli „wykonywania pracy zdalnej”. Wobec tego, należy stwierdzić, że pracodawca ma prawo do przeprowadzenia kontroli w różnych zakresach, jeżeli mają związek z pracą zdalną. Dlatego przeprowadzenie kontroli wykonywania pracy zdalnej może dotyczyć kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli w zakresie inwentaryzacji, konserwacji, serwisu lub naprawy powierzonych narzędzi pracy, a także ich instalacji. Szczegółowe uregulowania będą określone w wewnątrzzakładowych dokumentach dotyczących pracy zdalnej.
Pozostają wątpliwości co do zgody pracownika na przeprowadzenie kontroli. Projekt nie zawiera takiego postanowienia, a jedynie ogranicza się do przedstawienia zasad kontroli w postanowieniu z związkiem zawodowym, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem. W związku z tym należy stwierdzić, że pracownik wyraża zgodę na kontrolę poprzez godzenie się na świadczenie pracy zdalnej.
Rodzi to obawę co do prywatności pracownika i ochronę jego dóbr osobistych. Kontrola najczęściej będzie miała miejsce w domu pracownika ale również w innych miejscach np. w pokoju w hotelu, gdzie pracownik spędza swój prywatny czas. Przepisy oraz zgoda pracownika na wykonywanie pracy zdalnej nie dają pracodawcy nieograniczonego prawa do przeprowadzenia kontroli w określonym dniu przez pracodawcę, nie informując pracownika.
Dlatego słusznym jest zawarcie postanowienia, w którym zostanie uregulowane, że kontrola pracy zdalnej będzie mogła się odbyć za uprzednią zgodą pracownika wykonującego pracę zdalną. Należy określić, czy taka zgoda będzie mogła być wyrażona w postaci papierowej, elektronicznej czy w inny sposób uzgodniony z pracodawcą. Odpowiednie postanowienia muszą znaleźć się w porozumieniu, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem. Muszą być zgodne z podstawowymi zasadami prawa pracy, jak i innymi przepisami, w tym dotyczącymi ochrony dóbr osobistych.
Dodatkowo przepisy projektu przewidują, że sposób kontroli będzie musiał być dostosowany do miejsca wykonywania i charakteru pracy zdalnej. Wykonywanie czynności kontrolnych nie będzie mogło naruszać prywatności pracownika i innych osób, ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych, w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Kontrola pracy zdalnej może dotyczyć pracy w domu pracownika, ale także innego miejsca, które strony uzgodnią, zwłaszcza w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, które pracodawca jest obowiązany zapewnić. Rozróżnienie na dom pracownika a inne miejsce nie ma tak naprawdę znaczenia. Dom pracownika należy rozumieć jako miejsce, w którym pracownik zamieszkuje, nawet okresowo.
Biorąc pod uwagę powyższe, uprawnienia kontrolne pracodawcy zderzają się z prawem pracownika do prywatności, ochroną jego dóbr osobistych. Pracodawca musi więc pamiętać, że kontrola powinna być adekwatna do sytuacji i nie może naruszać godności i dóbr osobistych pracownika, na mocy art. 111 Kodeksu pracy. Dlatego słusznym jest postanowienie w porozumieniu, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem, że przeprowadzenie kontroli musi być poprzedzone otrzymaniem od pracownika zgody na taką kontrolę.
Słusznym wydaje się, że jeżeli pracodawca ma możliwość to powinien dokonywać czynności kontrolnych przede wszystkich za pomocą środków komunikacji elektronicznej. Kontrola w domu pracownika powinna odbywać się tylko wówczas, gdy dokonanie określonych czynności kontrolnych za pomocą środków komunikacji elektronicznej jest niemożliwe lub wysoce utrudnione.
Pojawiają się już pierwsze wątpliwości, jak rozumieć uprzednią zgodę pracownika na przeprowadzenie kontroli. Co w przypadku, gdy pracownik nie wyrazi zgody na przeprowadzenie kontroli lub będzie unikał wyrażenia zgody? Zgody na kontrolę na pewno nie powinno się odczytywać jako zgody na prawo przeprowadzenia kontroli, ponieważ stałoby to wyraźnie w sprzeczności z art. 207 Kodeksu pracy, który nadkłada na pracodawcę odpowiedzialność za stan bhp. Dodatkowo pracodawca ma prawo skontrolowania pracy wykonanej, jej wyników i oceny, czy rzeczywiście została wykonana w sposób uzgodniony przez strony. Wobec tego, wyrażenie zgody należy interpretować jako zgodę na ustalony z pracodawcą termin, a czasami sposób kontroli. Brak zgody pracownika mimo tego będzie uniemożliwiał przeprowadzenie kontroli. Ochrona prywatności pracownika przeważa nad prawem pracodawcy sprawowania nadzoru. Jednak uniemożliwienie przeprowadzenia kontroli przez pracownika może być kwalifikowane jako niewykonanie lub nienależyte wykonanie swoich obowiązków pracowniczych, które w połączeniu z winą pracownika usprawiedliwia rozwiązanie z nim stosunku pracy na podstawie art. 52 Kodeksu pracy, czyli w tzw. trybie dyscyplinarnym. Należy zauważyć, że pracownik ma także obowiązek przestrzegania przepisów oraz zasad bhp. Wszystkie istotne postanowienia w tym zakresie należy również określić w porozumieniu, regulaminie, poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem.
Podsumowując, istnieje wiele różnych form kontroli pracy zdalnej. Należy mieć na uwadze, że do pracodawcy należy decyzja, w jaki sposób oraz czy w ogóle będzie kontrolować swoich pracowników. Na pewno jasno ustalone zasady, uprzednie informowanie o stosowanych sposobach czy środkach rozwiązują różne problemy związane z czynnościami kontrolnymi pracownika zwłaszcza takiego, który pracuje zdalnie. Pracodawca musi zawsze pamiętać o prawie pracownika do prywatności i ochronie jego danych osobowych. Wiele w tej kwestii zależy też od rodzaju danej pracy, wykonywanych obowiązków, zaufania i komunikacji pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
