Kontrolle des Versicherungsvertreibers – Verpflichtung zur Führung und Vorlage des Kontrollbuchs bei KNF
Die polnische Finanzaufsichtsbehörde („KNF“) führt seit mehreren Monaten Kontrollen auf dem Maklermarkt durch. Nachfolgende Kontrollen der beaufsichtigten Unternehmen im Bereich des Versicherungsvertriebs im Jahr 2020 wurden bereits angekündigt – in erster Linie die größten Multiagenturen, Banken und Versicherungsunternehmen in Bezug auf den Einsatz von Versicherungsvertreibern. Die Kontrollen werden auch bei kleinen und mittleren Versicherungsagenturen durchgeführt.
In Bezug auf die Aufsicht über den Versicherungsvertrieb, werden die Kontrollen der KNF auf der Grundlage der Bestimmungen des Gesetzes vom 15. Dezember 2017 über den Versicherungsvertrieb durchgeführt, das jedoch in den nicht vom Gesetz abgedeckten Bereichen auf die Anwendung der Bestimmungen von Kapitel 5 des Gesetzes vom 6. März 2018 verweist. – Das Recht des Unternehmers, das die Regeln für die Ausübung der Kontrolle über die Geschäftstätigkeit eines Unternehmers definiert, einschließlich der Rechte und Pflichten sowohl der kontrollierenden als auch der kontrollierten Unternehmern. Eine der Pflichten des kontrollierten Unternehmers ist es, das Kontrollbuch der Kontrollbehörde vorzulegen.
Was ist ein Kontrollbuch? Es ist keine neue Institution, die Verpflichtung, es zu behalten und während der Kontrolle vorzulegen, wurde im Gesetz über die Freiheit der wirtschaftlichen Tätigkeit vorgesehen – ein Rechtsakt, der dem Gesetz der Unternehmer vorausging. Gemäß Artikel 57, Absatz 1 des Unternehmergesetzes führt und verwahrt ein Unternehmer an seinem Sitz ein Kontrollbuch sowie Ermächtigungen und Kontrollprotokolle.
Das Kontrollbuch sollte Einträge über die in den Unternehmen durchgeführten Kontrollen enthalten, einschließlich der Identifizierung der Kontrollbehörde und der Berechtigung zur Kontrolle, des Gegenstandes der durchgeführten Kontrolle sowie des Datums der Durchführung und des Abschlusses der Kontrolle.
Ein Unternehmer kann ein Kontrollbuch in Papierform, einschließlich in Form einer Sammlung von Dokumenten, oder in elektronischer Form führen. Je nach der Form der Buchhaltung werden die Eintragungen vom Kontrollorgan (im Papierbuch) oder vom Unternehmer selbst (im elektronischen Buch) vorgenommen. Wichtig ist, dass das Unternehmergesetz die Vermutung vorsieht, dass die Daten des in elektronischer Form geführten Kontrollbuchs in den vom Unternehmer geführten Dokumenten bestätigt werden. Daher sollte der Unternehmer neben der Eingabe der relevanten Informationen in das Buch auch die Kontrolldokumentation sammeln und archivieren.
Wenn die KNF eine Kontrolle beginnt, ist das kontrollierte Unternehmen (Versicherungsvertreiber) verpflichtet, das Kontrollbuch der KNF unverzüglich vorzulegen. Die Präsentation des in der Papierform geführten Kontrollbuchs besteht darin, es den KNF-Inspektoren physisch zugänglich zu machen. Die Vorlage des in elektronischer Form geführten Kontrollbuchs erfolgt durch den Zugang mittels eines Geräts, das es ermöglicht, sich mit seinem Inhalt vertraut zu machen, oder durch Ausdrucke aus dem IT-System, in dem das Kontrollbuch geführt wird, die vom Unternehmer für die Übereinstimmung mit dem Eintrag im Kontrollbuch zertifiziert werden.
Die Verpflichtung zur Vorlage des Kontrollbuchs erfordert ein aktives Handeln des Unternehmers, er muss das Buch vorlegen, aber die Behörde kann es lesen oder nicht. Dies entbindet die kontrollierte Person jedoch nicht von der Pflicht zur Vorlage des Buches. Es gibt jedoch einen Umstand, in dem der kontrollierten Unternehmer das Kontrollbuch nicht vorlegt – nämlich dann, wenn seine Vorlage unmöglich ist, weil er es einer anderen Kontrollbehörde zur Verfügung stellt. Es sollte daran erinnert werden, dass ein Unternehmer innerhalb der gesetzlich zulässigen Grenzen gleichzeitig mehreren Inspektionen seiner Tätigkeit unterzogen werden kann und das Buch von der Behörde verwendet wird, die die Kontrolle bereits früher begonnen hat. In einem solchen Fall sollte der Unternehmer darüber informieren, dass eine andere Kontrolle läuft und das Buch nicht verfügbar ist, und muss es innerhalb von 3 Arbeitstagen ab dem Datum der Rückgabe des Buches durch eine andere Kontrollbehörde am Sitz der Kontrollbehörde vorlegen.
Trotz der im Unternehmergesetz festgelegten festen Verpflichtung sieht weder dieses Gesetz noch das Gesetz über den Versicherungsvertrieb Sanktionen für den kontrollierten Unternehmer vor, wenn er kein Kontrollbuch führt und es der Kontrollbehörde nicht vorlegt. Auch wurde KNF nicht mit rechtlichen Instrumenten ausgestattet, um der kontrollierte Unternehmer zur Vorlage des Kontrollbuchs zu zwingen. Sie kann diesen Umstand nur im Kontrollbuch angeben, was sie oft tut. Wichtig ist, wie von den Vertretern der Doktrin angeben, dass die Nichtvorlage des Kontrollbuchs und Nichteintragung im Kontrollbuch durch den Unternehmer, die durchgeführten Kontrolltätigkeiten nicht unwirksam macht. Es wird jedoch betont, dass es im Interesse des Unternehmers liegen sollte, das Kontrollbuch vorzulegen und einen entsprechenden Eintrag darin vorzunehmen, z.B. aufgrund gesetzlicher Beschränkungen in Bezug auf die Dauer der Kontrolle oder die Durchführung von Folgekontrollen im selben Gegenstand.
Obwohl KNF keine Sanktionen gegen den Unternehmer wegen der Nichtdurchführung oder Nichtvorlage des Kontrollbuchs im Rahmen der Kontrolle der Versicherungsvertriebstätigkeit anwenden kann, sollte der Unternehmer bedenken, dass die Nichtvorlage des Kontrollbuchs bei den Inspektoren als Behinderung der Kontrolle nach dem Steuerstrafgesetz sanktioniert werden kann. Die Bestimmung von Artikel 83 § 1 des Steuerstrafgesetzbuches sieht die Verhängung einer Geldbuße vor, wenn das Buch oder ein anderes Dokument, das sich auf die ausgeübte Geschäftstätigkeit bezieht, einer Person die zur Durchführung einer Finanz- oder Steuerprüfung befugt ist, nicht vorzulegen wird.
