W wielu zakładach pracy, pracownik jest zobowiązany potwierdzić swoją obecność i gotowość do pracy, najczęściej w formie listy obecności lub kart elektronicznych. Problem potwierdzania obecności w pracy pojawił się w związku z pandemią i wysłaniem pracowników na „home office”. Wobec tego pracodawcy zaczęli się zastanawiać, w jaki sposób potwierdzać „przybycie” pracownika do pracy, tj. prowadzić taką listę obecności oraz wiedzieć, o której godzinie pracownik zaczyna świadczyć pracę.
Wspomnieć należy tylko, że czym innym jest prowadzenie listy obecności, a czym innym jest obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy, który nałożony jest na pracodawcę. Ewidencja czasu pracy służy do ustalania prawa do wynagrodzenia oraz jest dowodem na usprawiedliwioną i nieusprawiedliwioną nieobecność pracownika. Ma również znaczenie na przykład w przypadku obliczania prawa do urlopu, dodatku za godziny nadliczbowe.
Co istotne, na pracodawcy nie ciąży obowiązek rejestrowania przybycia pracowników do pracy. Nałożenie na pracowników takiego obowiązku jest swobodną decyzją pracodawcy. Zobowiązanie jednak pracowników do potwierdzania swojego przybycia do pracy leży w interesie pracodawcy, głównie dla celów dowodowych. Dodatkowo pracodawca ma pewność, że pracownik jest wtedy w pracy, a zatem np. może zlecić mu nowe zadanie. Pracodawca, który nie zawrze takiego obowiązku w swoim zakładzie pracy, musi się liczyć z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności lub obecności pracownika w inny sposób.
Linia orzecznicza sądów także skłania się w tym kierunku, by pracodawca prowadził listy obecności. Zgodnie z tezą wyroku Sądu Najwyższego z dnia 14 maja 1999 r. (sygn. akt I PKN 62/99), „pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.”
Prowadzenie listy obecności może występować w dowolnej formie. Ustawodawca w tym zakresie nie przewidział żadnych regulacji, które ograniczałyby pracodawcę. Do decyzji pracodawcy należy, czy zawrze taki obowiązek w swoim zakładzie pracy oraz w jaki sposób będzie odnotowywał przybycie i obecność w pracy swoich pracowników. Jak wiadomo, najbardziej spopularyzowaną metodą jest własnoręczne podpisywanie przez pracowników list obecności, prowadzonych w tradycyjnej formie papierowej. Innym popularnym sposobem jest wyposażenie pracowników w karty magnetyczne, które pracownik musi przyłożyć do czytnika i w ten sposób zapisują się dane pracownika oraz o której godzinie przyszedł do pracy. Wszakże w obecnych czasach, tzn. w czasach gdy większość pracowników pracuje z domu, takie rozwiązania są nieefektywne.
Oczywiście należy też dodać, że pracodawca może wprowadzać różne sposoby potwierdzania obecności w pracy dla różnych grup pracowników w zakładzie pracy.
W przypadku zdecydowania się na potwierdzanie obecności w pracy przez pracowników, pracodawca musi zawrzeć odpowiednie postanowienia w regulaminie pracy, a następnie poinformować o nich pracowników.
Jednak w jaki sposób potwierdzać obecność w pracy pracowników, kiedy większość pracuje zdalnie?
Sam projekt ustawy o zmianie ustawy – Kodeks pracy, ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych oraz ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy z dnia 18 maja 2021 r., złożony przez Ministerstwo Rozwoju, Pracy i Technologii, w art. 6720 §6 pkt 4) przewiduje, że w porozumieniu dotyczącym zasad wykonywania pracy zdalnej, pracodawca powinien określić sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy.
Pracodawca ma różne możliwości, by prowadzić listę obecności pracowników zdalnych. Jednym z nich jest potwierdzenie przybycia do pracy poprzez zalogowanie się do systemu komputerowego, który funkcjonuje w danym zakładzie pracy. Pracodawca widzi, kiedy pracownik się zalogował oraz wylogował z takiego systemu.
Innym dostępnym sposobem jest informowanie przełożonego pracownika o stawieniu się do pracy poprzez różne bezpłatne komunikatory albo wysyłanie codziennie e-maila o stawieniu się w pracy. W tym celu pracodawca może utworzyć oddzielną skrzynkę pocztową, na którą będą wysyłane tylko emaile potwierdzające obecność w pracy.
Warto pamiętać, że pracodawcę obowiązują również przepisy o ochronie danych osobowych, zgodnie z którymi należy dążyć do minimalizacji danych. Ważne, aby sposób wybrany przez pracodawcę umożliwiał bezproblemową weryfikację danych w przyszłości oraz zabezpieczenie danych pracowników przed dostępem innych nieuprawnionych osób.
Podsumowując, pracodawcy mają różne możliwości prowadzenia list obecności, nawet dla pracowników pracujących zdalnie. Oczywiście pracodawca może w ogóle zrezygnować z prowadzenia takich list, jednak rekomendujemy skorzystanie z dostępnych opcji elektronicznych i prowadzenie listy obecności jako dowodu w razie potencjalnego sporu z pracownikiem.
