8 września 2016 weszła w życie krótka, ale dość ważna nowelizacja przepisów Kodeksu cywilnego. Nowelizacja wprowadza do naszego porządku prawnego formę dokumentową czynności prawnych oraz modyfikuje nieco zasady związane z formą elektroniczną.
Forma dokumentowa czynności prawnej będzie zachowana wówczas, gdy oświadczenie woli zostanie złożone w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej to oświadczenie. Podpis w takim przypadku nie jest elementem koniecznym dla zachowania tej formy czynności prawnej. Wymagane jest natomiast istnienie dokumentu, czyli, zgodnie z wprowadzanym przez nowelizację przepisem, nośnika informacji umożliwiającego zapoznanie się z jej treścią. To, jaką formę przyjmie nośnik, na którym utrwalono informację ma drugorzędne znacznie, bo może to być zarówno papier, jak też elektroniczny nośnik danych. Treść dokumentu może zostać zatem dowolnie ujawniona (np. znaki graficzne, dźwięk, obraz), a także utrwalona na dowolnym nośniku (np. papier lub plik) i za pomocą dowolnych środków (pióro, komputer, telefon komórkowy). Ważne jest jedynie to, aby sposób utrwalenia informacji umożliwiał jej zachowanie i odtworzenie.
Aby informacja mogła zostać odtworzona, musi zostać odpowiednio zapisana. Oba elementy razem, tj. informacja możliwa do odtworzenia oraz nośnik, stanowią dokument. Informacja bez nośnika nie jest dokumentem. Nie jest nim też niezapisany informacją nośnik. Definicja nie przesądza o rodzaju nośnika, uwzględniając nowoczesne nośniki zapisu. W odniesieniu do dokumentów mających postać elektroniczną należy odróżnić nośnik, w którym jest zapisana informacja, od informatycznego nośnika danych, na którym jest zapisany dokument. W odniesieniu do dokumentu sporządzonego w postaci elektronicznej nośnikiem jest plik, czyli jednostka zapisu i przechowywania informacji. Natomiast informatyczny nośnik danych, na którym utrwalono (zapisano) taki dokument, należy (posługując się terminologią dotyczącą dokumentów tradycyjnych) traktować jako kopertę lub teczkę, w której znajduje się dokument.
Dokument może być zatem zapisany na jednym informatycznym nośniku danych. Może on być jednak zapisany na wielu informatycznych nośnikach danych, z których każdy może zawierać tylko część dokumentu, a jego odczytanie i odtworzenie nastąpi przy użyciu odpowiedniego oprogramowania importującego dane z tych informatycznych nośników danych. Takie ujęcie dokumentu odpowiada nowoczesnemu zapisywaniu danych zawierających informację.
Zgodnie z przyjętymi założeniami nowy typ formy szczególnej, jaką ma być forma dokumentowa, ma stanowić formę o niższym stopniu sformalizowania niż forma pisemna, co przede wszystkim przejawia się w braku konieczności złożenia własnoręcznego podpisu. Wystarczające będzie ustalenie osoby składającej oświadczenie woli, przy czym nie ma znaczenia, czy nastąpi to na podstawie samej treści dokumentu, czy po sprawdzeniu np. informatycznego nośnika danych lub urządzenia, za pomocą którego złożono oświadczenie.
Wprowadzenie formy dokumentowej do Kodeksu cywilnego będzie prowadzić do stworzenia prawnych ram funkcjonowania formy, która obecnie jest już w obrocie powszechnie stosowana (np. poczta elektroniczna, SMS), a z uwagi na coraz bardziej dynamiczny rozwój nowych technologii, stale zyskuje na znaczeniu. Forma dokumentowa, z uwagi na łatwość jej zachowania, ma przyczynić się do usprawnienia dokonywania czynności prawnych, przy jednoczesnym zachowaniu funkcji dowodowej stosownie do przepisów k.p.c. o mocy dowodowej dokumentów.
Opisane wyżej zmiany wprowadza ustawa z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. poz. 1311 ze zm.).
