Pracodawca wysyłając lub pozwalając pracownikowi na wykonywanie pracy zdalnie, będzie musiał liczyć się z ciążącymi na nim nowymi obowiązkami. W projekcie z 16 lipca 2021 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, na mocy którego praca zdalna ma się pojawić na stałe w Kodeksie pracy, przewidziane zostały różne obowiązki ciążące na pracodawcy w związku z faktem, iż pracownik będzie wykonywał pracę na rzecz pracodawcy, ale poza zakładem pracy.
W projekcie zaproponowano, iż pracodawca będzie obowiązany:
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – nie ulega wątpliwości, że narzędzia takie jak komputer, monitor, klawiatura, myszka, telefon oraz abonament na telefon pracodawca będzie musiał zapewnić pracownikowi, jeżeli są niezbędne do wykonywania pracy przez pracownika. W inne narzędzia np. drukarkę, papier oraz toner pracodawca także będzie musiał zaopatrzyć pracownika, jeżeli do wykonywania pracy będzie to konieczne. Powstają wątpliwości co do urządzeń takich jak np. ekspres do kawy lub czajnik. Trzeba wziąć pod uwagę zwłaszcza ostatnie słowa przepisu, iż muszą być to narzędzia, materiały lub urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Wobec tego nasuwa się odpowiedź, iż takich sprzętów pracodawca nie będzie musiał zapewnić. Natomiast, wydaje się, że biurko i krzesła są to przedmioty niezbędne do wykonywania pracy zdalnej oraz przestrzegania warunków bhp.
- pokryć koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, koszty energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych – co istotne pracodawca, oprócz pokrywania kosztów związanych z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, będzie obowiązany bezwzględnie pokryć koszty prądu oraz internetu.
- pokryć inne niż określone w pkt 2 koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli zwrot takich kosztów został określony w porozumieniu z zakładową organizacją związkową, w regulaminie pracy zdalnej, poleceniu pracodawcy albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem – wobec tego koszty np. wody czy gazu pracodawca będzie obowiązany pokryć jedynie jeżeli zapis taki zostanie zawarty w odpowiednim dokumencie dotyczącym warunków pracy zdalnej.
- zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną niezbędne do wykonywania tej pracy szkolenia i pomoc techniczną – Pracodawca będzie musiał zapewnić i pokryć pomoc techniczną dotyczącą urządzeń technicznych, które wykorzystuje pracownik oraz zapewnić i przeprowadzić szkolenia w zakresie obsługi tych narzędzi pracy.
Co istotne, przepisy przewidują, iż strony będą mogły ustalić, że pracownik będzie wykorzystywał swój prywatny sprzęt. Wtedy pracownikowi będzie przysługiwać ekwiwalent pieniężny w wysokości ustalonej z pracodawcą. Istotne w takim przypadku jest uregulowanie kwestii dotyczących zabezpieczenia danych pracodawcy, w tym np. instalacja na tym sprzęcie oprogramowania pracodawcy. Jak wiadomo, z komputera takiego oprócz pracownika mogą korzystać inne osoby, dlatego kluczowe jest bezpieczeństwo i zabezpieczenie informacji przetwarzanych w trakcie pracy.
Koszty dotyczące instalacji, serwisu itd. i kosztów energii elektrycznej oraz niezbędnego dostępu do łączy telekomunikacyjnych oraz wypłata ekwiwalentu, w przypadku korzystania przez pracownika z własnego sprzętu będzie mogła być zastąpiona obowiązkiem wypłaty ryczałtu. Wysokość ryczałtu będzie musiała odpowiadać przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z pracą zdalną.
Bez wątpienia największą trudność przysparza ustalenie wysokości poszczególnych ekwiwalentów albo określenie wysokości ryczałtu. Przepisy proponują, że przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu lub ryczałtu pracodawca będzie musiał brać pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych oraz ilość wykorzystanego na potrzeby pracodawcy materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty dostępu do łączy telekomunikacyjnych. Co więcej, kluczowe wydaje się wskazanie ile osób zamieszkuje w miejscu określonym przez pracownika jako miejsce świadczenia pracy zdalnej. Ma to przełożenie na fakt, iż wtedy np. prąd jest bardziej zużywany niż w miejscu gdzie przebywa tylko jedna osoba.
Zaakcentować należy, że materiały, narzędzia pracy w tym urządzenia techniczne zapewnione przez pracodawcę oraz pokrycie kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej przez pracownika, wypłata ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu, nie będzie stanowić przychodu w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zgodnie z opinią Ministerstwa Finansów są to koszty związane bezpośrednio z „eksploatacją” sprzętu niezbędnego do wykonywania pracy zdalnej, dlatego nie stanowią przychodu.
Umotywowany jest również fakt, że projekt nie określa w żaden sposób wprost minimalnych wysokości ekwiwalentu i ryczałtu, a jedynie wskazuje czynniki, jakie należy wziąć pod uwagę przy ich ustalaniu. Koszty te zależą od obecnych cen rynkowych oraz od konkretnego zużycia przez pracownika. Pracodawca będzie musiał dokonać obliczeń ile mniej więcej takie koszty będą wynosiły. Nie będą mogły być one zaniżone, gdyż wtedy zasadnym będzie, aby pracownik domagał się dopłaty.
Inne obowiązki pracodawcy dotyczą ochrony danych osobowych i przedsiębiorstwa, sporządzenia oceny ryzyka zawodowego stanowisk pracy zdalnej, zasad bezpieczeństwa i higieny pracy. Odsyłamy do naszych poprzednich artykułów, w których zagadnienia te zostały szerzej opisane.
Zachęcamy do bieżącego śledzenia projektu #zdalnielegalnie, gdzie informujemy o istotnych aspektach nowelizacji Kodeksu pracy.
