Wybór instytucji finansowej, z którą firmy zobowiązane do wprowadzenia PPK zawrą umowę o zarządzanie, co do zasady odbywać powinien się przy udziale zakładowej organizacji związkowej działającej w danej firmie.
Zgodnie z ustawą o PPK, wybór instytucji odbywa się w takim przypadku w porozumieniu ze związkiem. Ustawa nie precyzuje trybu, w jakim porozumienie miałoby zostać zawarte, wskazując jednocześnie co w szczególności ma podlegać ocenie przez podmioty.
Wybór ma zatem opierać się m.in. na ocenie proponowanych przez instytucje finansowe warunków zarządzania środkami gromadzonymi w PPK, ich efektywności w zarządzaniu aktywami czy posiadanego przez nie doświadczenia w zarządzaniu funduszami inwestycyjnymi lub emerytalnymi. Wybór ma być oparty również o najlepiej rozumiany interes osób zatrudnionych.
Ustawodawca nie definiuje powyższego interesu, stąd nie wykluczone, że w praktyce interes osób zatrudnionych rozumiany może być przez strony uzgodnień odmiennie.
W przypadku gdy w firmie działa więcej niż jedna organizacja związkowa, firma będzie zobowiązana do podjęcia rozmów w zakresie porozumienia z każdą z działających organizacji. Dlatego istotne z punktu widzenia firmy będzie stworzenie realnej możliwości do zawarcia porozumienia, w tym odpowiednie udokumentowanie działań firmy w tym zakresie.
W przypadku gdy w firmie nie działa organizacja związkowa, wybór instytucji finansowej musi zostać dokonany z reprezentacją osób zatrudnionych wyłonioną w trybie przyjętym w danym podmiocie. Warto zwrócić uwagę, że nie chodzi tu zatem o reprezentację wyłącznie pracowników, ale wszystkich osób zatrudnionych zdefiniowanych w ustawie.
Jeżeli w firmie wyłoniona została już reprezentacja pracowników, należy rozszerzyć jej kompetencje również o wybór instytucji finansowej w zakresie PPK oraz dodatkowo wyłonić reprezentację pozostałych osób zatrudnionych.
Warto również pamiętać, że termin prowadzenia rozmów w przedmiocie porozumienia jest ograniczony – jeśli strony nie osiągną porozumienia co do wyboru instytucji finansowej w terminie najpóźniej na miesiąc przed terminem zawarcia umowy o zarządzanie PPK, podmiot zatrudniający może samodzielnie dokonać wyboru instytucji finansowej.
