Rekomendacja 13
Zakład ubezpieczeń powinien gromadzić dokumentację dotyczącą postępowania w zakresie ustalenia i wypłaty zadośćuczynienia, obejmującą w szczególności dokumentację zebraną w toku tego postępowania oraz uzasadnienie wysokości i dokonania aktualizacji utworzonej rezerwy na niewypłacone odszkodowania i świadczenia, z zachowaniem należytej staranności związanej z zawodowym charakterem prowadzonej przez niego działalności ubezpieczeniowej.
13.1. W przypadku prowadzenia dokumentacji postępowania w zakresie ustalenia i wypłaty zadośćuczynienia w formie zdigitalizowanej, sposób gromadzenia tej dokumentacji powinien zapewniać bezzwłoczny dostęp do wszelkich dokumentów zgromadzonych przez zakład ubezpieczeń w tym postępowaniu, na zasadach identycznych, jak w przypadku prowadzenia dokumentacji postępowania w zakresie ustalenia i wypłaty zadośćuczynienia w formie papierowej.
13.2. Dokumentacja dotycząca postępowania w zakresie ustalenia i wypłaty zadośćuczynienia powinna zawierać dowody wysyłki i otrzymania przez zakład ubezpieczeń poszczególnych pism w toku korespondencji prowadzonej w tym postępowaniu.
13.3. Dokumentacja dotycząca postępowania w zakresie ustalenia i wypłaty zadośćuczynienia powinna zawierać, oprócz oświadczenia zakładu ubezpieczeń o przyznaniu zadośćuczynienia, również potwierdzenie dokonania wypłaty zadośćuczynienia w danym dniu.
13.4. Dokumentacja dotycząca postępowania w zakresie ustalenia i wypłaty zadośćuczynienia powinna być numerowana zgodnie z kolejnością pojawienia się dokumentów w tym postępowaniu, niezależnie od tego, czy dokumentacja ta prowadzona jest w formie papierowej, czy zdigitalizowanej.
Rekomendacje 13.1 – 13.4 regulują zasady gromadzenia i przechowywania dokumentacji związanej z postępowaniem likwidacyjnym w zakresie wypłaty bądź odmowy wypłaty zadośćuczynienia z tytułu umowy ubezpieczenia OC posiadaczy pojazdów mechanicznych, w tym możliwość gromadzenia jej w formie elektronicznej. Ogólne uprawnienie zakładów ubezpieczeń do sporządzania dokumentów związanych z wykonywaniem umów ubezpieczenia w formie elektronicznej wynika z przepisu art. 43 ust. 1 ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, zgodnie z którym dokumenty związane z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia mogą być sporządzane w postaci elektronicznej, jeżeli będą w sposób należyty utworzone, utrwalone, przechowywane i zabezpieczone. Szczegółowy sposób tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania ww. dokumentów, w tym dokumentacji likwidacyjnej, został uregulowany w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 31 października 2003 r. w sprawie szczegółowych zasad tworzenia, utrwalania, przechowywania i zabezpieczania dokumentów związanych z zawieraniem i wykonywaniem umów ubezpieczenia, które będzie obowiązywać aż do czasu wydania nowego rozporządzenia wykonawczego w tym zakresie, nie później jednak niż do końca 2016 r. W przypadkach jednak, gdy ani przepisy prawa, ani postanowienia niniejszych rekomendacji nie pozwalają na tworzenie i gromadzenie dokumentów związanych z postępowaniem w zakresie wypłaty zadośćuczynienia, zakład ubezpieczeń obowiązany jest tworzyć i gromadzić je w formie papierowej. Obok ogólnego wymogu zachowania należytej staranności przy gromadzeniu dokumentacji związanej z postępowaniem w zakresie wypłaty zadośćuczynienia, KNF wskazuje na pewne szczegółowe obowiązki, o których zakład ubezpieczeń nie powinien zapominać. Chodzi choćby o konieczność przechowywania w aktach dowodów wysyłki i otrzymania przez zakład ubezpieczeń poszczególnych pism, czy też potwierdzenia dokonania wypłaty zadośćuczynienia na rzecz osoby uprawnionej w konkretnej dacie.
