Rekomendacja 5
Zakład ubezpieczeń powinien zapewnić funkcjonowanie efektywnego systemu kontroli wewnętrznej oraz skuteczną funkcję audytu wewnętrznego obejmujące proces ustalania i wypłaty zadośćuczynienia, zaprojektowane oraz zarządzane w taki sposób, aby wspierały kadrę zarządzającą oraz Radę Nadzorczą w wypełnianiu obowiązków związanych z zarządzaniem i nadzorowaniem tego procesu.
Zgodnie z Rekomendacją 5.1., zakład ubezpieczeń w ramach systemu kontroli wewnętrznej, powinien posiadać efektywny system identyfikacji nieprawidłowości w procesie ustalania i wypłaty zadośćuczynienia oraz adekwatny do skali prowadzonej działalności system raportowania tych nieprawidłowości, który w szczególności powinien określać częstotliwość, adresatów oraz minimalną zawartość raportów.
Komentowana Rekomendacja zobowiązuje zakłady ubezpieczeń do posiadania w ramach struktury wewnętrznej procedur, które mają na celu skuteczną eliminację nieprawidłowości w procesie ustalania i wypłaty zadośćuczynienia. KNF ponownie posługuje się pojęciami adekwatności oraz efektywności, a zatem pojęciami o charakterze niedookreślonym, przy czym znowu należy spojrzeć na nie z perspektywy celu, dla którego KNF wprowadził Rekomendacje. Te cele to m. in. zapewnienie zgodności działalności zakładów ubezpieczeń z przepisami prawa, zapobieżenia naruszaniu interesów ubezpieczających, ubezpieczonych lub uprawnionych z umów ubezpieczenia oraz ograniczenia ryzyka występującego w działalności zakładów ubezpieczeń. W omawianej Rekomendacji KNF generalnie zobowiązuje zakłady ubezpieczeń do zapewnienia po pierwsze – systemu identyfikacji nieprawidłowości, a po drugie systemu raportowania tych nieprawidłowości. Zdaniem KNF system identyfikacji nieprawidłowości powinien określać częstotliwość raportowania nieprawidłowości, adresatów występujących nieprawidłowości oraz minimalną zawartość raportów. KNF zależy na tym, aby zakłady ubezpieczeń ustanowiły transparentne procedury identyfikacji nieprawidłowości.
Zgodnie z Rekomendacją 5.2, zakład ubezpieczeń powinien posiadać narzędzia pozwalające na bieżący monitoring przebiegu procesu ustalania i wypłaty zadośćuczynienia pod kątem m.in.: terminowości, występowania zdarzeń o charakterze katastroficznym, występowania z roszczeniami o ponadstandardowej wysokości szkód niemajątkowych, co do których zachodzi podejrzenie usiłowania wyłudzenia zadośćuczynienia. KNF zobowiązuje zakład ubezpieczeń do bieżącego, a zatem permanentnego monitoringu przebiegu procesu ustalania i wypłaty zadośćuczynienia w ramach systemu kontroli wewnętrznej. Chodzi o stały monitoring, który jest jednak nastawiony przede wszystkim na występowanie zdarzeń o charakterze katastroficznym, dotyczy roszczeń o ponadstandardowej wysokości oraz sytuacji, w których zachodzi podejrzenie usiłowania wyłudzenia zadośćuczynienia.
W myśl Rekomendacji 5.3, zakład ubezpieczeń powinien zapewnić, w procesie ustalania i wypłaty zadośćuczynienia, realizację funkcji zgodności z przepisami, biorąc również pod uwagę orzecznictwo Sądu Najwyższego, utrwalone orzecznictwo sądów powszechnych, rekomendacje/wytyczne organu nadzoru oraz procedury i przyjęte przez zakład ubezpieczeń standardy postępowania. Funkcja ta obejmować powinna w szczególności:
- ocenę możliwego wpływu wszelkich zmian otoczenia prawnego na proces ustalania i wypłaty zadośćuczynienia;
- określenie i ocenę ryzyka związanego z nieuwzględnianiem w procesie ustalania i wypłaty zadośćuczynienia przepisów prawa;
- ocenę adekwatności środków przyjmowanych w celu zapobiegania niezgodności z przepisami prawa;
- doradzanie kadrze zarządzającej w powyższym zakresie.
