Zgodnie z art. 2 pkt 4 ustawy o prawach konsumenta, do którego wprost odwołuje się art. 3 ust. 1 pkt 19 UDU, trwały nośnik to materiał lub narzędzie umożliwiające konsumentowi lub przedsiębiorcy przechowywanie informacji kierowanych osobiście do niego, w sposób umożliwiający dostęp do informacji w przyszłości przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, i które pozwalają na odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej postaci. Oznacza to, że trwałym nośnikiem na gruncie ustawy o dystrybucji ubezpieczeń nie będzie tylko papier.
Trwały nośnik powinien umożliwiać klientowi:
- przechowywanie udostępnionych przez dystrybutora informacji,
- dostęp do tych informacji w przyszłości, przez czas odpowiedni do celów, jakim te informacje służą, oraz
- odtworzenie przechowywanych informacji w niezmienionej formie.
Istotą przekazania informacji za pomocą trwałego nośnika jest to, aby klient w dowolnym czasie w przyszłości miał dostęp do przekazanych informacji w niezmienionej formie, przez czas odpowiedni do skorzystania z danej usługi. Przykładem trwałego nośnika będzie oczywiście wspomniany już papier, a poza tym także: pamięć USB (pendrive), płyty CD-ROM, DVD, Blu-Ray, karta pamięci, dysk komputerowy, dysk twardy, dysk zewnętrzny, SMS. Trwałym nośnikiem jest również PDF czy e-mail wysłany na adres poczty elektronicznej klienta, z zastrzeżeniem, że dla spełnienia wszystkich warunków wskazanych powyżej, powinien być to e- mail wysłany na adres skrzynki prywatnej, a nie służbowej, do której klient może utracić dostęp w przypadku np. rozwiązania umowy o pracę. Dystrybutor powinien klientowi zwrócić na to uwagę, gdy ten podaje firmowy adres do kontaktu z ubezpieczycielem czy pośrednikiem.
Za trwały nośnik nie można uznać systemu elektronicznego stosowanego przez niektórych ubezpieczycieli (tego rodzaju rozwiązania powszechne są w bankowości internetowej), o ile taki system nie będzie jednocześnie powiązany z przekazywaniem klientowi informacji w innej, pewniejszej formie (np. z jednoczesnym wysłaniem treści informacji na adres e-mail podany przez klienta). Wynika to z tego, że po pierwsze dystrybutor ubezpieczeń korzystający z takiego systemu ma teoretyczną możliwość jednostronnego ingerowania w treść przesyłanych klientowi wiadomości, nawet po ich otrzymaniu przez adresata (np. może je usunąć z systemu). Po drugie, po zakończeniu umowy ubezpieczenia, klient standardowo traci możliwość dostępu do przesłanych wiadomości (konto zostaje usunięte), zatem nie zostanie spełniony jeden z kluczowych warunków, tj. dostępu do tych informacji w przyszłości. Za trwały nośnik w rozumieniu UDU nie uznamy także stron internetowych, na których ubezpieczyciele zamieszczają informacje dotyczące produktów ubezpieczeniowych, ponieważ również nie spełniają one kryteriów, o których mowa powyżej.
Pojęcie trwałego nośnika w UDU pojawia się przede wszystkim w kontekście obowiązków informacyjnych, jakie ciążą na dystrybutorze ubezpieczeń względem klienta (tj. sposobu i formy przekazywania tych informacji). Od dnia 23 lutego 2018 r. dla wszystkich dystrybutorów ubezpieczeń kluczowe będzie zatem zweryfikowanie, czy wszystkie informacje w zakresie dystrybucji ubezpieczeń przekazują klientom zgodnie z ustawowymi wymogami nie tylko co do ich treści, ale także co do formy.
