Jednym z głównych celów ostatniej nowelizacji Prawa zamówień publicznych było wprowadzenie obowiązkowej komunikacji elektronicznej między wykonawcą i zamawiającym. Pełna elektronizacja komunikacji, tj. obejmująca wszystkich zamawiających, nastąpi w odniesieniu do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego wszczynanych od 18 października 2018 r. (centralny zamawiający będzie musiał zapewnić elektroniczną komunikację z wykonawcami w postępowaniach wszczynanych od 18 kwietnia 2017 r.) Sam JEDZ w formie elektronicznej u wszystkich zamawiających będzie składany obowiązkowo w postępowaniach wszczętych od 18 kwietnia 2018 r.
W celu wdrożenia nowych rozwiązań Urząd Zamówień Publicznych przygotował obecnie projekt rozporządzenia w sprawie użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz udostępniania i przechowywania dokumentów elektronicznych. Rozporządzenie zakłada, że korespondencja pomiędzy zamawiającym a wykonawcami przekazywana przy użyciu środków komunikacji elektronicznej będzie odbywała się za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, poczty elektronicznej lub faksu, z jednoczesnym zaznaczeniem, że wykonawcy składają oferty, wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu oraz wszelkie oświadczenia i inne dokumenty, dla których istnieje wymóg podpisania kwalifikowanym podpisem elektronicznym, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.
Rozporządzenie jedynie w sposób ramowy określa wymagania użycia środków komunikacji elektronicznej w postępowaniu oraz sposób sporządzania i przechowywania dokumentów elektronicznych. W pozostałym zakresie zastosowanie będą miały przede wszystkim przepisy ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne i przepisy wydane na podstawie art. 18 tej ustawy, które określają m.in. minimalne wymagania dla systemów teleinformatycznych używanych do realizacji zadań publicznych. Co ważne w przypadku braku możliwości dostarczenia dokumentów do zamawiającego za pośrednictwem systemu informatycznego przekazywane będą one przez wykonawców pocztą elektroniczną lub faksem.
Elektronizacja po stronie wykonawców wymusza konieczność posiadania podpisu elektronicznego. Jednak nawet pomimo pełnej elektronizacji wykonawcy nie powinni pozbywać się faksu, który w każdej chwili może okazać się potrzebny.
Pełny tekst rozporządzenia wraz z informacją o przebiegu procesu legislacyjnego znajduje się na stronie Rządowego Centrum Legislacyjnego:
http://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12295402/katalog/12416868#12416868
