Coraz częściej pracodawcy decydują się na pracę zdalną w pełnym wymiarze godzin. Niejednokrotnie przedsiębiorcy informują swoich pracowników, że taka forma zostanie utrzymana przez kolejne miesiące, a czasem nawet bezterminowo, do odwołania.
Pracodawcy jak i pracownicy zdążyli już wypracować między sobą schematy działań oraz zdążyli uformować najwygodniejsze sposoby komunikacji. Niemniej, są takie czynności, które dokonane w formie „zdalnej” nadal budzą wiele wątpliwości. Jedną z nich jest wypowiedzenie umowy przez pracodawcę.
Przepisy zawarte w Kodeksie Pracy nie regulują w dostateczny sposób tych kwestii, co więcej ustawodawca w najnowszym projekcie nowelizacji Kodeksu Pracy nie uregulował wprost możliwości wypowiedzenia umowy z pracownikiem w trybie elektronicznym. Niemniej jednak projekt zakłada, że uzgodnienia między stronami stosunku pracy dotyczące wykonywania pracy zdalnej, zarówno w trakcie trwania umowy jak i przy zatrudnianiu, mogą być dokonywane zarówno pisemnie jak i elektronicznie. Wydaje się zatem, że skoro ustawodawca dopuszcza możliwość zawarcia umowy w trybie elektronicznym, to również dorozumiana jest możliwość jej wypowiedzenia w taki sam sposób. Na razie jednak projekt jest wstępny i w tym temacie może się sporo zmienić.
Wielokrotnie pracodawcy zwracają się do nas z problemem sposobu dostarczenia pracownikowi wykonującemu pracę w trybie zdalnej wypowiedzenia.
Sytuacja, która budzi po stronie pracodawcy jak i pracownika wiele wątpliwości od wielu lat jest już rozwiązana. Co prawda, Kodeks Pracy wprost nie przewiduje takiej możliwości, wręcz przeciwnie. Zgodnie z art. 30 § 3, oświadczenie każdej ze stron o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Ustawodawca przewidział taką sytuację, w której jedynym wyjściem będzie kontakt elektroniczny pomiędzy stronami umowy już kilka lat temu. Kodeks cywilny wskazuje na fakt, iż elektroniczna forma złożonego oświadczenia woli jest równoznaczna ze złożeniem oświadczenia w formie pisemnej. Istotna jednak jest forma wypowiedzenia elektronicznego – nie może być to zwykła wiadomość e-mail. Takie wypowiedzenie jest co prawda skuteczne (jeśli doszło do pracownika w ten sposób, że mógł się z wypowiedzeniem zapoznać i pracodawca ma co do tego pewność lub odpowiedź mailową), ale wadliwe. Skuteczna i prawidłowa jest jedynie forma pisemna lub elektroniczna z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Niestety samo wysłanie wiadomości e-mail nie zwalnia nas z przestrzegania innych zasad. Równie ważne jak zaopatrzenie oświadczenia w kwalifikowany podpis elektroniczny jest adres skrzynki mailowej, na który dana wiadomość zostanie wysłana oraz czas wysłania e-maila z wypowiedzeniem. Przedmiotowe oświadczenie woli powinno zostać wysłane na adres będący służbowym adresem e-mail, ewentualnie w przypadku braku takiego adresu może być to adres poczty e-mail za pomocą którego wcześniej kontaktowały się strony w celach służbowych. Natomiast odnośnie czasu wysłania wypowiedzenia najbardziej trafnym wydaje się być czas w godzinach wykonywania pracy przez pracownika. Bieg okresu wypowiedzenia rozpocznie się wtedy z momentem wysłania wiadomości.
W praktyce niejednokrotnie zdarza się, że pracodawca nie dotrzyma wszystkich przepisanych prawem zasad, co skutkować będzie powstaniem wadliwego wypowiedzenia umowy o pracę. Warto zaznaczyć, że mimo swej wadliwości takie wypowiedzenie będzie skuteczne. Niemniej może być ono zaskarżone i podważone na drodze sądowej.
Podsumowując, warto pamiętać, że na podstawie wskazanych regulacji pracodawca może wypowiedzieć umowę pracownikowi za pomocą wiadomości przesłanej za pośrednictwem poczty e-mail, warto jednak pamiętać o tych kilku wyżej wskazanych zasadach. Dodatkowo, nigdy nie zaszkodzi zamieścić takiego sposobu wypowiedzenia lub rozwiązania umowy o pracę jako jedną z jego form w regulaminie pracy zdalnej obowiązującym w przedsiębiorstwie.
Cały czas jednak orzecznictwo daje prymat wypowiedzeniu pisemnemu (doręczonego osobiście lub za pomocą operatora pocztowego) i taki sposób wypowiedzenia należy uznać za wzorcowy. Jeśli elektronicznie – to z podpisem kwalifikowanym, wysyłając na maila służbowego i z żądaniem potwierdzenia odbioru wiadomości przez pracownika.
Rekomendujemy bieżące monitorowanie zmian w prawie. Pandemia Covid-19 niejako wymusiła na ustawodawcy dostosowanie przepisów prawa do nowych technologii. W niedługim czasie spodziewamy się projektu, który odpowie na problemy pracodawców i pracowników związane z elektronicznym obiegiem dokumentów i pracą na odległość. Zachęcamy również do bieżącego śledzenia projektu #zdalnielegalnie, gdzie na bieżąco śledzimy i komentujemy działania ustawodawcy w zakresie wprowadzenia pracy zdalnej do obowiązującego systemu prawnego.
