Zasady wykonywania pracy zdalnej w wewnątrzzakładowych aktach

Projekt nowelizacji kodeksu pracy przewiduje, że zasady wykonywania pracy zdalnej będzie należało określić w porozumieniu, regulaminie lub w porozumieniu z pracownikiem, ewentualnie poleceniu wydanym przez pracodawcę.

Na początku trzeba będzie ustalić, czy u pracodawcy działają zakładowe organizacje związkowe. W przypadku odpowiedzi twierdzącej pracodawca zawiera ze wszystkimi, działającymi u niego, zakładowymi organizacjami związkowymi porozumienie dotyczące zasad pracy zdalnej. Jeżeli uzgodnienie treści porozumienia ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi nie będzie możliwe, pracodawca będzie musiał uzgodnić treść porozumienia z organizacjami związkowymi.

Na uzgodnienie treści porozumienia ustawodawca przewidział termin 30 dni od dnia przedstawienia przez pracodawcę projektu porozumienia. W przypadku, w którym nie dojdzie do zawarcia porozumienia w ciągu tego okresu, pracodawca będzie mógł określić zasady wykonywania pracy zdalnej w regulaminie, będzie jednak musiał uwzględnić w nim ustalenia podjęte z zakładowymi organizacjami związkowymi w toku uzgadniania porozumienia.

Jeżeli u pracodawcy nie działają zakładowe organizacje związkowe, zasady wykonywania pracy zdalnej pracodawca będzie musiał określić w regulaminie, po konsultacji z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy.

Praca zdalna będzie mogła być również wykonywana na polecenie pracodawcy lub z inicjatywy pracownika, nawet gdy nie zostało zawarte porozumienie albo nie został wydany regulamin pracy zdalnej. Wtedy pracodawca będzie musiał określić zasady wykonywania pracy zdalnej odpowiednio w poleceniu wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Projekt nowelizacji zawiera propozycje, jakie określone elementy będą musiały znaleźć się w porozumieniu albo w regulaminie. Akty te będą musiały określać w szczególności:

1. grupy pracowników, które mogą być objęte pracą zdalną;
2. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej, o których mowa w art. 67²⁴ § 1 pkt 3;
3. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu;
4. zasady porozumiewania się pracodawcy z pracownikiem wykonującym pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności pracownika wykonującego pracę zdalną na stanowisku pracy;
5. zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną
6. zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
7. zasady montażu, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy.

Niewątpliwie powyższy katalog jest otwarty, zatem pracodawca będzie mógł (a nawet powinien) określić również inne warunki świadczenia pracy zdalnej, jak np. dot. ochrony danych osobowych, tajemnicy przedsiębiorstwa czy zasad bhp.

Oprócz tego, przy zawieraniu umowy o pracę z pracownikiem, pracodawca obowiązany jest poinformować pracownika na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia zawarcia umowy o pracę m.in. o obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia z pracę itd. Jeżeli podjęcie pracy zdalnej nastąpi przy zawarciu umowy o pracę, pracodawca będzie musiał dodatkowo zawrzeć do tego dokumentu informacje, w tym:

1. określenie jednostki organizacyjnej pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną;
2. wskazanie osoby lub organu, o których mowa w art. 3¹ Kodeksu pracy (Podmiot dokonujący czynności z zakresu prawa pracy), odpowiedzialnych za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Natomiast jeśli podjęcie pracy zdalnej nastąpi w trakcie zatrudnienia, pracodawca będzie musiał przekazać pracownikowi ww. informacje, w postaci papierowej lub elektronicznej, najpóźniej w dniu rozpoczęcia przez niego wykonywania pracy zdalnej.

Dodatkowo należy pamiętać, że porozumienie i regulamin są źródłami prawa pracy w rozumieniu art. 9 Kodeksu pracy. Wobec tego nie mogą nakładać na pracownika nowych obowiązków nieprzewidzianych nawet ogólnie w aktach wyższego rzędu, natomiast mogą być dla pracownika korzystniejsze (art. 18 k.p.).

Akty te stanowią jeden z organizacyjnych środków ochrony pracownika, jak i pracodawcy. Ich celem jest organizacja pracy zdalnej, ale również zobowiązanie pracownika do stosowania adekwatnych zabezpieczeń przy jej świadczeniu oraz określenie zasad, na jakich odpowiada pracodawca, oraz czego pracodawca oczekuje od pracowników, jeżeli np. chodzi o zachowanie bezpieczeństwa przy świadczeniu pracy w domu. Dokładniejsze opisanie postanowień w tych aktach, w tym też możliwość ustalenia dodatkowych zasad np. odnoszących się do postępowania z informacjami stanowiącymi tajemnicę przedsiębiorstwa, pozwoli na unikniecie jakichkolwiek nieporozumień między stronami.

Oczywiście należy pamiętać, że na razie jest to projekt nowelizacji Kodeksu pracy, który ma wprowadzić pracę zdalną do Kodeksu pracy. Obecnie toczą się dyskusje na temat finalnej wersji tych przepisów. Dlatego zachęcamy do bieżącego śledzenia projektu #zdalnieczylilegalnie, gdzie cyklicznie pojawiają się nasze komentarze oraz informacje odnośnie do działań ustawodawcy w zakresie zmiany Kodeksu pracy polegającej na wprowadzeniu pracy zdalnej.